Dojrzałość organizacyjna w Infes: jak dwa narzędzia UNLOCK wspierają strategiczne podejmowanie decyzji

Renata Gailiūnienė, szefowa HR w Infes – wiodącej firmie budowlanej – postrzega zaangażowanie i efektywność pracowników nie tylko jako coś do „zmierzenia”, lecz jako kluczowe elementy budowania silnej i przyszłościowej organizacji.
Zanim dołączyła do Infes, Renata współpracowała z innymi firmami oferującymi rozwiązania w zakresie zaangażowania pracowników, co dało jej jasny obraz tego, co naprawdę działa w praktyce.

Badanie, które prowadzi do działania

Kierując się wyraźnie określonym celem, Renata wybrała UNLOCK Employee Experience, aby przekształcić pomiar zaangażowania z jednorocznego, okazjonalnego wydarzenia w systematyczne narzędzie do zarządzania. Bazując na wcześniejszych doświadczeniach, zdawała sobie sprawę, że gdy proces zależy od zewnętrznych dostawców, często traci na aktualności, elastyczności i szybkości.

Dzięki UNLOCK Employee Experience Infes był w stanie:

• samodzielnie przeprowadzać ankiety, bez wsparcia zewnętrznego
• śledzić wskaźniki wypełnienia w czasie rzeczywistym i działać proaktywnie;
• wysyłać automatyczne przypomnienia za pomocą systemu;
• korzystać z gotowych zestawów pytań lub tworzyć własne, dopasowane do bieżących potrzeb.

W pierwszym badaniu zaangażowania przeprowadzonym przy pomocy UNLOCK Employee Experience, udział respondentów ukształtował się na imponującym poziomie 82%, podczas gdy wcześniejsze projekty Renaty przy współpracy z innymi dostawcami osiągały zwykle udział na poziomie 70% respondentów.

Co ważniejsze, wyniki badania stały się punktem wyjścia do wewnętrznych działań: współpraca zespołowa została zidentyfikowana jako obszar wymagający poprawy, a firma uczyniła ją jednym ze swoich strategicznych priorytetów.

„Wyznaczyliśmy jasny cel strategiczny – poprawę zaangażowania oraz jednego z obszarów, który zidentyfikowaliśmy, czyli współpracy. Już teraz planujemy konkretne inicjatywy i działania w tym zakresie” – mówi Renata.

Swoboda mierzenia tego co ważne, wtedy gdy ma to znaczenie

Jedną z kluczowych zalet UNLOCK Employee Experience jest elastyczność – możliwość częstszego przeprowadzania ukierunkowanych ankiet, dostosowanych do aktualnych potrzeb organizacji.

Infes planuje teraz realizować krótsze, tematyczne badania skoncentrowane na konkretnych obszarach, takich jak współpraca czy zaangażowanie w poszczególnych działach.

Dzięki temu narzędziu mogą:

• unikać powtarzania pełnoskalowych badań, wybierając jedynie potrzebne bloki pytań;
• kierować badania do konkretnych grup pracowników (np. zaangażowanych w dany proces);
• działać niezależnie i natychmiast.

To znacząco ułatwia monitorowanie zmian oraz ocenę, czy podjęte działania rzeczywiście przynoszą efekty.

Od Excela do efektywności: cyfrowe zarządzanie wydajnością

Firma Infes wdrożyła także UNLOCK Performance, wprowadzając podobną przejrzystość i strukturę do ocen wydajności. Wcześniej proces ten opierał się na szablonach Excela, przesyłanych e-mailem i aktualizowanych ręcznie – co było czasochłonne i obarczone ryzykiem błędu.

Liczby mówią same za siebie– oto jak proces ten wyglądał wcześniej:

• Oceną wydajności w firmie Infes objętych jest około 170 pracowników.
• Przygotowanie i obsługa jednego formularza w Excelu zajmuje ok. 10 minut.
• To daje łącznie 28 godzin tylko na obsługę formularzy (170 × 10 minut).
• Do tego należy doliczyć ok. 3 godziny na monitorowanie postępów i zebranie wyników.

To ponad 31 godzin pracy manualnej, które zostały wyeliminowane dzięki UNLOCK Performance.

Oprócz oszczędności czasu, Renata podkreśla także wiele innych korzyści:

• Menedżerowie mogą w każdej chwili wrócić do wcześniejszych ustaleń z pracownikami;
• Dział HR może na bieżąco śledzić postępy, wysyłać przypomnienia i generować automatyczne raporty;
• Raporty pokazują zarówno postępy indywidualne, jak i trendy w poszczególnych zespołach.

„Największą zaletą jest to, że każdy może zalogować się w dowolnym momencie i zobaczyć, co zostało ustalone. Koniec z szukaniem, gdzie się podział formularz oceny rocznej ” – mówi Renata.

Infes planuje teraz korzystać z Performance nie tylko raz do roku, lecz przynajmniej raz na kwartał, dostosowując proces do różnych zespołów, ról i modeli oceny.

Połączenie narzędzi UNLOCK Employee Experience i UNLOCK Performance pomaga organizacji oszczędzać czas i zasoby, podejmować decyzje oparte na danych, zapewniać ciągłe doskonalenie oraz umożliwiać skuteczne działanie zarówno menedżerom, jak i działowi HR.

Dzięki tym narzędziom Infes nie tylko optymalizuje procesy, ale także buduje kulturę, w której głos pracowników, zgodność celów i refleksja są integralną częścią codziennego zarządzania.